Vor Beginn der Nutzung unserer Technologie sollten Sie sich zunächst mit einigen Ansätzen auseinanderzusetzen, die sich deutlich von denen in anderen Lösungen unterscheiden.
Zunächst setzen auch wir die allgemein üblichen Microsoft Betriebssysteme sowie die Tabellenkalkulation Microsoft EXCEL ein. Im Programm begegnet Ihnen jedoch schon eine eher außergewöhnliche hierarchische Modularchitektur. Markant sind die vorwiegend frei definierbaren Verwaltungsumgebungen für die Objekte und das damit korrespondierende Berichtswesen. Ideal ergänzt wird die Verwaltung durch die gleichfalls vom Anwender frei gestaltbaren Schnittstellen. Diese dienen einmaligen oder regelmäßigen Übernahmen von strukturierten Daten aus diversen Quellen und Prozessen. Schon allein diese Merkmale begründen eine Ausnahmestellung und sind der Grund für den hohen Grad der Integration in bereits vorhandene IT-Strukturen.
Eine wesentliche Voraussetzung der Nutzung ist es anfangs sich und seine Prozesse zu analysieren. Dies ermöglicht eine optimale Definition der Objekte und deren Verwaltung. Nur so gelingt es Themen und Prozesse selbständig zu definieren und zügig auf praktisch handhabbare Weise abzubilden. Die anfängliche Verwunderung über die umfangreichen Optionen und die Unmenge der möglichen Varianten weicht Schritt für Schritt gegenüber der Begeisterung wie weit über das bisher von datenbankbasierten Lösungen hinaus Gewohnte Ihr eigener Gestaltungsspielraum reicht. Die Trennung von Daten und Themen – ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zur Tabellenkalkulation – führt zu einem neuen deutlich effektiverem Umgang bei der Verwaltung und der passgenauen Auswertung.
Die Bemühungen zur Einrichtung werden durch den sich dauerhaft ergebenden Effektivitäts- und Qualitätsgewinn regelmäßig gerechtfertigt. Das sich bietende Potential erahnt man erst im Laufe der Umsetzung. Die Verwaltungsumgebungen unserer langjährigen Anwender haben daher nicht selten eine Komplexität, vor der sie sich selbst zu Beginn ehrfürchtig abgewendet hätten. Durch die Möglichkeit alle für das strategische Controlling relevanten Informationen, oft aus unstrukturierten dezentralen Quellen, systematisch in einen zentralen nach gleichen Regeln arbeitenden Organisations- und Funktionsrahmen zu übernehmen, wächst bei spürbar verringertem Aufwand der Anspruch an die Auswertungen. Nachweislich wächst auch die Zufriedenheit darüber endlich ohne Begrenzungen die Tiefe und Breite handhaben zu können, die die Praxis zum Teil erfordert.
Falls Sie in den Genuss kommen einem über mehrere Jahre, mehrere Module und für mehrere Benutzer umfassenden Systemaufbau in der Praxis zu begegnen, sei Ihnen hier versichert, dass dort einmal sehr überschaubar begonnen wurde. Auch dann, wenn sich keiner mehr daran erinnern möchte. Lassen Sie sich davon nicht irritieren, dass anfänglich in Ihrer Datenbank zunächst noch wenig zu sehen ist. Die Wahrnehmung ändert sich. Bald wundern Sie sich, mit wie wenigen Handgriffen dann doch erstaunlich viel zu sehen sein wird. Besonders so lange, Sie sich noch daran erinnern können, welchen Aufwand Sie früher für deutlich überschaubarere Ergebnisse betreiben mussten.
Genießen Sie letztendlich die von Ihnen selbst gestalteten, selbst in die Benutzeroberfläche platzierten, prozessgenau gefilterten Berichte im eigenen Arbeitsumfeld, für Ihre Vorgesetzten, bei Ihren Mitarbeitenden, für die Ausschüsse und die aufsichtführenden Institutionen.