Da der Begriff eines Prozesses nicht ferst umrissen ist, gehen wir hier davon aus, dass es hierbei um eine individuelle Handlungsabfolge geht. Der Umfang wird durch einen Vorgang definiert der u. a. betriebswirtschaftlichen, rechtlichen oder organisatorischen Charakter trägt. Mit der hier vorliegenden Technologie besteht nun die Möglichkeit die zusätzlichen Anforderungen grob zum umreisen und unter zu Hilfenahme der aus anderen Prozessen bereits vorhandener Informationen und mittels Ergänzung zusätzlicher Informationen eine erste Grundlage zu schaffen.
Dabei ist es nicht nur möglich den Prozess abzubilden. Der Anwender kann durch geeignete Berichte die zur Kontrolle der Datenqualität notwendige Umgebung schaffen, die Benutzeroberfläche ergänzen, Übernahme- und Ausgabeschnittstellen ergänzen uvm.
Schnittstellen ermöglichen die Integration vorhandener Daten, individuelle Begriffsdefinitionen erleichtern die Einbindung gewohnter Termini, individuelle Berichte unterstützen die Akzeptanz bei den Endnutzern. Es gelingt auf diese Weise zunächst unstrukturierte Daten und Prozesse schrittweise so zu organisieren, dass sie zu einem sich harmonisch integrierenden Teil einer größeren Thematik zusammensetzen lassen.
Durch die eigenständige individuell mögliche Anpassung und Erweiterung erreichen wir regelmäßig eine sehr hohe Zufriedenheit. Das ergibt sich nicht nur aus der Qualität der Ergebnisse sondern insbesondere auf die Art der Erreichung. Gerade regelmäßig wiederkehrende Prozesse lassen sich mit deutlichem Qualitätsgewinn im Aufwand spürbar reduzieren.
Besonders beliebt ist in der Praxis die Definition von kaskadierten Berichten. Diese spiegeln die einzelnen Prozessschritte wieder und führen zu hoher Handlungssicherheit auch dann, wenn wie nicht selten die Prozesse nur in größeren Abständen abgearbeitet werden müssen.
Eine zusätzliche Synergie ergibt sich abschließend darin, wenn die involvierten Daten aus anderen Prozessen stammen, in unserer Datenbank von von anderen Mitarbeitern verwaltet werden und letztlich mit ungeahnt wenigen Handgriffen erledigt werden können.
Mit der strukturierten zentralen Definition von Prozessen und Daten schafft man unter Umständen wiederum die Grundlage dafür, dass andere folgende Prozesse davon profitieren. Die Nutzung einheitlicher Datenquellen reduziert nicht nur den Aufwand – es erhöht zudem die Qualität der Auswertungen.
Die exzellente praktische Umsetzung von diversen Prozessen in der Praxis ist meist mit mehreren Anpassungen verbunden und im Entstehungsprozess sehr individuell und nie durchgängig dokumentiert. Allerdinges stehen erfahrene Anwender gern zu Seite und nicht zuletzt sprechen die Ergebnisse eine eindeutige Sprache.