TECHNISCH
Zunächst wird die technisch zu verstehende Rolle eines Systemverwalters verwendet. Mit dieser ausgestattet kann man innerhalb der Programmoberfläche uneingeschränkt alle Aktivitäten vornehmen. Jede Datenbank sollte daher mindestens einen Benutzer mit der Rolle des Systemverwalters besitzen.
Die nächste technische Rolle umreist die Administratoren. Deren Zugriff auf Module und Operationen kann vom Systemverwalter gestaltet werden. Gleiches gilt für die dritte technische Rolle eines Benutzers. Auch dieser Rolle können Module und Operationen zugewiesen bzw. untersagt werden.
Die Anzahl von Benutzern ist programmseitig oder lizenzrechtlich nicht begrenzt. Im Rahmen der generell erworbenen Aufgabenträgerlizenz besteht keine Limitierung.
ORGANISATORISCH
Soll das Konstrukt eines „Benutzer“ zum Beispiel im Rahmen der Mitwirkung an einem Prozess in verschiedenen Modulen, bestimmte Handlungen an ausgewählten Daten vornehmen, können Systemverwalter oder Administratoren aufbauend auf den Rollen unter zu Hilfenahme von Filtern die Module zusätzlich konditionieren. Im Ergebnis kann die Programmoberfläche für diese Art „Benutzer“ mit der gleichnamigen Rolle und individuellen Filtern so präzise gestaltet werden, dass sie nur genau das zeigt und kann, was zum Prozess gehört. Ein Mitarbeiter kann so an diversen Prozessen mitwirken.
Auf diese Weise kann Schritt für Schritt das Beschaffen und Verwalten von zweckdienlichen Daten dorthin und an den Mitarbeitenden verlagert werden, der ursprünglich verantwortlich ist. Die Akteure haben einmalig Aufwand mit der Definition von Benutzern, Filtern und Berichten und dem Kennenlernen der Handhabung. Im Ergebnis reduzieren Sie sich dauerhaft den Aufwand und umgehen die Nachteile paralleler Datenverwaltung. In besonderem Umfang trifft das auf die Daten zu, die in mehreren Prozessen auf verschiedene Art und zu verschiedenen Zeiten verwendet werden.
Am Ziel aller Wünsche ist man angelangt, wenn man für die Mitarbeitenden dort wo u. a. die gebrauchten Daten verwaltet werden, in unserem System großzügig eine exzellente Verwaltungsumgebung dafür schafft. Zum Lohn bekommt man die gewünschten Daten – abgesehen vom Kontrollaufwand – in die eigenen Prozesse serviert und in einigen Fällen auch einen Dank. Mitarbeitende vermuten, dass extra für Ihre individuellen Bedürfnisse eine passgenaue Lösung angeschafft wurde.