Da der Begriff eines Prozesses nicht ferst umrissen ist, gehen wir hier davon aus, dass es um eine individuelle Handlungsabfolge (Erfassen, Prüfen, Korrigieren, Dokumentieren, …) geht. Der Umfang wird durch einen Vorgang definiert der u. a. betriebswirtschaftlichen, rechtlichen oder organisatorischen Charakter trägt. Mit der hier vorliegenden Technologie besteht nun die Möglichkeit die Anforderungen zunächst grob zu umreisen und unter zu Hilfenahme der aus anderen Prozessen bereits vorhandener Informationen und mittels Ergänzung zusätzlicher Informationen eine erste Grundlage zur optimalen Unterstützung zu schaffen.
Dabei ist es nicht nur möglich den Prozess abzubilden. Der Anwender kann durch geeignete Berichte für Mitarbeitende, Berichte zur Kontrolle der Datenqualität uvm. systematisch eine Prozessumgebung schaffen und diese in die Benutzeroberfläche integrieren oder auch separieren. Ergänzt werden Prozesse zudem nach Bedarf mit eigenen Datenübernahme- und -ausgaben.
Schnittstellen ermöglichen die Integration vorhandener Daten, individuelle Begriffsdefinitionen erleichtern die Einbindung gewohnter Termini, individuelle Berichte unterstützen die Akzeptanz bei den Endnutzern. Es gelingt auf diese Weise dezentral verteilte unstrukturierte Daten und Prozesse schrittweise so zu organisieren, dass sie zu einem integrierten Teil einer größeren Thematik – zum Beispiel der Wirtschaftsplanung- werden. Es gelingt Mitarbeitende dort abzuholen, wo sie sind und sie anschließend schrittweise dorthin zu führen, wohin es für das allgemeine Interesse notwendig ist.
Durch die eigenständige Anpassung und Erweiterung erreichen wir regelmäßig eine sehr hohe Zufriedenheit. Das ergibt sich nicht nur aus der Qualität der Ergebnisse sondern insbesondere auch auf die Art der Erreichung. Gerade regelmäßig wiederkehrende Prozesse lassen sich mit deutlichem Qualitätsgewinn im Aufwand spürbar reduzieren. Aufgrund der hohen Passfähigkeit und Individualität vermuten Dritte nicht selten deutlich größere Bemühungen bei der Umsetzung und Anpassung.
Besonders beliebt in der Praxis ist die hierarchische Definition von in Gruppen zusammengefassten Einzelberichten. Diese spiegeln die einzelnen Prozessschritte wieder und führen zu hoher Handlungssicherheit auch und gerade dann, wenn die Prozesse nur in größeren Abständen abgearbeitet werden müssen. Besonders wirkungsvoll ist dies, wenn die Ergebnisse aus einer Vielzahl von Berichten und Anlagen aus diversen Quellen und Themen bestehen.
Eine zusätzliche Synergie ergibt sich abschließend darin, wenn die involvierten Daten aus anderen Prozessen stammen, in unserer Datenbank von anderen Mitarbeitern nach deren Vorstellungen mit unseren Technologien verwaltet werden. Auch sie profitieren dann, weil Ihnen so mit wenigen Handgriffen passgenaue Zuarbeiten vorliegen.
Mit der strukturierten zentralen Definition von Prozessen und Daten schafft man unter Umständen wiederum die Grundlage dafür, dass andere folgende Prozesse davon profitieren. Die Nutzung einheitlicher Datenquellen reduziert nicht nur den Aufwand – es erhöht zudem die Konsistenz und Qualität der Auswertungen. Der Umfang der sich bei der Integration neuer Prozesse aus bereits Vorhandenem ergibt, wächst beständig.
Eine exzellente praktische Umsetzung von diversen Prozessen ist in der Praxis meist mit mehreren Anpassungen verbunden und im Entstehungsprozess sehr individuell, nie durchgängig dokumentiert, nie identisch übertragbar – dafür aber regelmäßig inspirierend. Erfahrene Anwender stehen gern zu Seite und zeigen ihre Ergebnisse. Sie beweisen, dass sich die anfänglich unbestritten vorhandenen Mühen letztlich lohnen. Was man in der Praxis vorfindet, entspricht nie dem ersten Wurf, ist zwar beeindruckend aber meist nicht das, was aktuell möglich ist. Aber ganz offensichtlich erfüllt es genau so wie es ist, den konkreten, den einzigartigen Umständen entsprechenden Zweck.