Da der Begriff eines Prozesses nicht ferst umrissen ist, gehen wir hier davon aus, dass es um eine individuelle Handlungsabfolge (Erfassen, Prüfen, Korrigieren, Dokumentieren, …) geht. Der Umfang wird durch einen Vorgang definiert der u. a. betriebswirtschaftlichen, rechtlichen oder organisatorischen Charakter trägt. Mit der hier vorliegenden Technologie besteht nun die Möglichkeit die zusätzlichen Anforderungen grob zu umreisen und unter zu Hilfenahme der aus anderen Prozessen bereits vorhandener Informationen und mittels Ergänzung zusätzlicher Informationen eine erste Grundlage zur optimalen Unterstützung zu schaffen.
Dabei ist es nicht nur möglich den Prozess abzubilden. Der Anwender kann durch geeignete Berichte für Mitarbeitende, Berichte zur Kontrolle der Datenqualität uvm. systematisch eine Prozessumgebung schaffen und diese in die Benutzeroberfläche integrieren oder auch separieren. Ergänzt werden Prozesse zudem nach Bedarf mit eigenen Datenübernahme- und -ausgaben.
Schnittstellen ermöglichen die Integration vorhandener Daten, individuelle Begriffsdefinitionen erleichtern die Einbindung gewohnter Termini, individuelle Berichte unterstützen die Akzeptanz bei den Endnutzern. Es gelingt auf diese Weise dezentral verteilte unstrukturierte Daten und Prozesse schrittweise so zu organisieren, dass sie zu einem integrierten Teil einer größeren Thematik – zum Beispiel der Wirtschaftsplanung- werden.
Durch die eigenständige Anpassung und Erweiterung erreichen wir regelmäßig eine sehr hohe Zufriedenheit. Das ergibt sich nicht nur aus der Qualität der Ergebnisse sondern insbesondere auch auf die Art der Erreichung. Gerade regelmäßig wiederkehrende Prozesse lassen sich mit deutlichem Qualitätsgewinn im Aufwand spürbar reduzieren. Aufgrund der hohen Passfähigkeit und Individualität vermuten Dritte nicht selten große Bemühungen bei der Erstellung.
Besonders beliebt ist in der Praxis die hierarchische Definition von in Gruppen zusammengefassten Einzelberichten. Diese spiegeln die einzelnen Prozessschritte wieder und führen zu hoher Handlungssicherheit auch und gerade dann, wenn die Prozesse nur in größeren Abständen abgearbeitet werden müssen. Besonders wirkungsvoll ist dies, wenn die Ergebnisse aus einer Vielzahl von Berichten und Anlagen bestehen.
Eine zusätzliche Synergie ergibt sich abschließend darin, wenn die involvierten Daten aus anderen Prozessen stammen, in unserer Datenbank von anderen Mitarbeitern nach deren Vorstellungen mit unseren Technologien verwaltet werden. Auch sie profitieren dann, weil so mit ungeahnt wenigen Handgriffen umfassende Zuarbeiten erledigt werden können.
Mit der strukturierten zentralen Definition von Prozessen und Daten schafft man unter Umständen wiederum die Grundlage dafür, dass andere folgende Prozesse davon profitieren. Die Nutzung einheitlicher Datenquellen reduziert nicht nur den Aufwand – es erhöht zudem die Konsistenz und Qualität der Auswertungen.
Eine exzellente praktische Umsetzung von diversen Prozessen ist in der Praxis meist mit mehreren Anpassungen verbunden und im Entstehungsprozess sehr individuell und nie durchgängig dokumentiert. Allerdinges stehen erfahrene Anwender gern zu Seite und deren Ergebnisse zeigen, dass sich die anfänglich unbestritten vorhandenen Mühen letztlich lohnen.