Die Großzahl der Ihnen im kaufmännischen Umfeld belkannten Softwareanwendungen richten sich in ihrer Funktionalität an einem konkreten Thema aus. Das Einsatzspektrum ist dann entsprechend einfach zu umreisen. Unsere Technologie behandelt hingegen eine ganze Reihe von umfangreich verzahnten, scheinbar eigenständigen Themen, vorwiegend auf dem Gebiet des strategischen Controllings. Viele Informationen, Werte und Entwicklungen wirken in mehreren Themen, zum Beispiel im Jahresabschluss, dem Wirtschaftsplan, der Gebührenkalkulation und der Budgetierung. Die Architektur basiert bei der Verwaltung der Objekte daher nicht auf Themen, sondern vielmehr auf Module, die die benötigten Werte, egal wofür diese verwendet werden, nur einmal strukturiert aufbewahren.
Auf Grund der Offenheit der Technologie kommt es in Abständen dazu, dass – ohne den Funktionsumfang zu erweitern – weitere Branchen und neue Themenfelder erschlossen werden. In der Beschreibung der Technologie konzentrieren wir uns daher auf die uns bisher bekannten Anwendungsfälle aus Planung und Kalkulation. Allerdings können gerade diese Themenfelder nur aus einer ganzheitlichen Perspektive betrachtet werden. Insofern sind auch Teile, die außerhalb unseres Systems entstehen regelmäßig fester Bestandteil und werden bei Bedarf in den für das strategische Controlling relevanten Bereichen selektiv aggregiert gespiegelt. Gegenstand der Architektur ist es, früher oder später alle benötigten Informationen zyklisch zusammenzuführen. So kann die Erläuterung der Ergebnisse vollumfänglich mit maximaler Transparenz erfolgen – so wie u. a. bei Gebührenkalkulationen und Budgetierung regelmäßig notwendig.
Zunächst wird hier nur kurz erläutert was wir unter dem Begriff Offenheit verstehen. Besteht zum Beispiel die Notwendigkeit der Verwaltung von Adressen, finden Sie dazu i. d. R. in einer Anwendung eine unveränderbare „Eingabemaske“. Das hat den Vorteil, dass Sie unmittelbar mit der Erfassung beginnen können. Der Nachteil ist, das Besonderheiten wie zum Beispiel die „Art der Anbindung“ (öffentliche Straße, private Straße, Weg, …) nicht unterstützt werden. In einer offenen Architektur legt der Anwender selbst fest, welche Eigenschaften ein Objekt – hier eine Adresse – benötigt. Er kann diese eigenständig definieren, mit Auswahlkriterien hinterlegen, danach selektieren, in prozessbezogenen Berichten verwenden uvm. Im Rahmen der weiteren Beschreibung erfahren Sie an konkreten praktisch Fällen mehr dazu.
Vordergründig sind zunächst die Funktionsmodule erkennbar, die im Alltag zum Erstellen, Verwalten und Auswerten der Daten genutzt werden. Im Mittelpunkt steht dabei das Modul CO – Controlling. Alle anderen Funktionsmodule haben eigene Schwerpunkte unterstützen aber das Controlling bei der detaillierten Ermittlung der Planansätze.
Wesentlichstes Merkmal der Architektur ist der ungewohnte Gestaltungsspielraum beim Aufbau und Ausbau. Jahrzehntelange Erfahrung zeigt obwohl Anwender in gleichen Branchen, in gleichen Rechtsräumen und räumlich im neben einander liegenden Umfeldern agieren, setzen sie dennoch deutliche unterschiedliche Akzente. Ursache dafür ist i. d. R. das konkrete kommunalrechtliche, technische und personelle Umfeld.
In der Praxis findet man insbesondere für Planungsvorgänge wenig datenbankbasierte Technologien. Meist wird in Ermangelung der Kenntnis über die Verfügbarkeit unserer Technologie auf die Tabellenkalkulation zurückgegriffen. Trotz verführerischer Funktionalität werden gerade bei umfangreicheren und tiefgründigeren Verfahren schnell die Grenzen und Risiken der Tabellenkalkulation offensichtlich. Da wir im Zuge einer möglichst hohen Rechtssicherheit fundamental auf Transparenz setzen, müssen wir schwerpunktmäßig ins Detail gehen. Das dafür notwendige Potential haben nur Datenbanken. Die Steigerung der Effizienz im Alltag setzt wiederum eine thematisch und funktional selektive Mehrnutzerfähigkeit voraus. Auch das ist kein Fall für eine Tabellenkalkulationen.
Der verbreitetste Ansatz für die Organisation von Datenbanken ist der relationale Aufbau. Hier ist der Umfang der Eigenschaften zu einem Objekt fest umrissen. Zumeist entstanden und bewährt im Umfeld fest definierbarer kaufmännischer Standardaufgaben wie zum Beispiel bei einer Finanzbuchhaltung. Danach hat sich diese Herangehensweise auf viele weitere Einsatzfelder meist erfolgreich ausgeweitet.
Eine exemplarisch diffuse Herausforderungen für die praktische Anwendbarkeit unserer Technologie war die Handhabung von Investitionsplanungen und Betreuung der Umsetzung der Vorhaben. Das in der Praxis dazu anzutreffende Spektrum an Umfang, Termini und Handhabung war und ist breit gefächert. Zudem verteilte sich das Wissen über die einzelnen Informationen auf mehrere Handelnde, über mehrere Jahre in mehreren Versionen. Mit einheitlichen, fest strukturierten Ansätzen war man den Herausforderungen nur unangemessen gewachsen. Diese Aufgabenstellung war die Geburtsstunde des ersten Moduls – IP-Investitionsplanung.
Es war unumgänglich eine aufwendigere aber sehr leistungsfähige Datenbankarchitektur zu wählen – den objektorientierten Aufbau. Hier bestimmt nur der Anwender auf der Basis seiner Prozessanalyse die Art und die Anzahl von Werten, Eigenschaften und Zeiträumen. Neben dem Einsatz bei Investitionen und Anlagegütern hat sich diese Art der Herangehensweise bei allen Modulen im Berichtswesen bestens bewährt. Näheres dazu erfahren Sie in der Erläuterung der Module, den Dokumentationen, der Musterdatenbank und den Beispielen und natürlich nicht zuletzt direkt von erfahrenen Anwendern.
Allgemein zeichnet sich die Offenheit einer Architektur dadurch aus, dass sie sich in Übereinstimmung mit dem jeweiligen Stand der Erkenntnisse den wechselnden Anforderungen anpassen kann. In unserer baukastenartigen Architektur definieren sich die Anwender sogar die Bausteine selbst – ohne Anpassung des Programms. Auf mehr Individualität trifft man sicher selten.
Die Anwender und Prozesse bedienen sich eigenständig zur Erfüllung Ihrer Themen im notwendigen Umfang in den Modulen. Berichte können so definiert, ergänzt, beliebig kombiniert und gruppiert werden. Früher oder später – gelingt die Handhabung äußerst komplexer Themen mit hoher Transparenz und Zufriedenheit auf Seiten derer die die Berichte erstellen als auch auf der Seite derer die die Ergebnisse nutzen. Die Instrumente zur Erstellung, Prüfung und Abstimmung sind getrennt von den vielfältigen abschließenden Präsentationsformen.